De l’or se cache dans votre ERP …

Nous parlons beaucoup de « Cloud Computing », « Digitalisation », SaaS …etc, mais une question semble souvent laissée de coté, celle de l’utilisation de l’ERP.

Un ERP (Entreprise Ressource Planning ou PGI pour Progiciel de Gestion Intégré) permet de lier tous les processus d’une entreprise (Ventes, Achats, Stocks, fabrication …etc). La plupart des entreprises en ont un, cela n’amène donc plus un avantage concurrentiel.

Cependant, beaucoup utilisent leur ERP comme une simple boîte email automatisée, et oublient que la base de donnée, dans laquelle sont enregistrées toutes les transactions, représente une vraie mine d’or d’information.

Pour faire la différence, vous devez utiliser ces données pour vous assurer que votre ERP est utilisé correctement et répond bien à vos processus métier. Cela vous permettra dans un second temps d’obtenir des indicateurs de performance (KPI) fiables pour votre analyse stratégique.

Voici quelques exemples d’indicateurs pour contrôler le « mariage » processus métier avec l’ERP:

• Contrôler l’écart entre la date de réception physique de la commande d’achat, et celle de la saisie dans l’ERP. La marchandise qui reste sur le quai de déchargement et qui n’apparaît pas dans le stock informatique est invisible pour la suite des opérations. Cela augmente les délais de livraisons.
• Si vous utilisez un MRP ou CBN (Calcul des Besoins Nets), vos commandes d’achat et vos ordres de fabrication doivent être générées automatiquement. Contrôler le nombre de commandes d’achat, ou d’ordres de fabrication, saisies manuellement vous permettra de voir le taux d’utilisation de votre CBN.
• Contrôler le nombre d’ajustements de stock. Trop d’ajustements révèlent que le stock est mal géré. Au dessus d’un ratio déterminé, il faudra lancer des actions correctives.
• Contrôler que les taux de change sont bien mis à jour régulièrement.

Ensuite, voici quelques exemples d’indicateurs pour votre analyse stratégique:

• Le montant total de vos reliquats par article, ou catégorie d’articles pour orienter vos actions vers les commandes les plus importantes.
• La qualité des fournisseurs en comparant la date de livraison promise avec la date réelle, ainsi que le nombre de commandes retournées au fournisseur.
• La classifications ABC (le fameux 80/20 de Pareto) par fournisseur, client et article pour mieux négocier avec vos tiers.
• Le taux de rotation de votre stock pour vous débarrasser de votre stock immobile, et sous-traiter les articles « lents ».

Comment obtenir ces indicateurs ?

Les outils de reporting proposés en standard avec l’ERP sont souvent limités, et ne permettent pas de faire des rapports trop sophistiqués. Pour cela nous connaissons tous les logiciels BI (Business Intelligence), aussi dans beaucoup de cas, un tableau excel pourra faire l’affaire. Il faudra cependant avoir une bonne compréhension du modèle de données pour aller chercher les informations au bon endroit.